Como Event Panners, sabemos que cada evento tiene una personalidad propia que refleja la cultura y los valores de quien lo organiza.
Para nosotros, lo más importante para diseñar una agenda es conocer lo más posible el estilo de las personas o las organizaciones que lo realizan. Sabemos que cada detalle habla de esta fórmula personal y sabemos cómo aplicar cada elemento para generar el ambiente que queremos.
Algunas de las cosas que sugerimos evaluar con nuestros clientes son:
El diseño de los espacios:
El tipo de distribución hace toda la diferencia en un evento y va a depender mucho de la intención que se quiere generar, si es conexión, los espacios más abiertos, como círculos, medio círculos, son excelentes para que todos se sientan iguales; si es inspiración, proporcionar a los asistentes un espacio confortable para ellos, se vuelve esencial, desde la decisión de la silla que se utilizará, hasta los sentidos que serán enaltecidos, sea la audición, olfato, visión o incluso, nuestro sexto sentido. Por otro lado, si queremos generar impacto, las mesas de trabajo, world cafés, open spaces y muchas otras dinámicas de colaboración pueden ser implementadas para que el evento sea un primer momento de algo más grande que surgirá.
Comidas, coffee breaks y espacios de interacción:
El tiempo destinado a las comidas y a los descansos para café, determina en gran medida que tanto espacio de convivencia informal estamos generando, y esto se verá reflejado en la cohesión del grupo durante las sesiones. Lo que pasa en muchos eventos es que estos espacios son muy apretados y los retrasos en la agenda tienden a “comérselos”. Priorizar estos momentos de conexión y desarrollar otros de acuerdo a la estrategia del evento, hace toda la diferencia en la experiencia final del participante.
Respecto a la interacción con el contenido:
Cada vez más, la cocreación gana espacio en los eventos. Los participantes ya no quieren una agenda llena de oradores, sino de facilitadores, que hagan con que la reflexión gane espacio y que exista la exposición de un orador, solamente cuando sea algo completamente inspiracional, como los formatos TED, más cortos y que hacen con que las personas sienta, piensen y actúen. Trabajar con facilitadores, hará con que los asistentes se sientan parte del evento, formulen preguntas o interactúen complementando con el contenido.
Interacción de los participantes.
Actualmente, la barrera a los eventos digitales está siendo superada y junto con esto, para nosotros, organizadores de eventos, nos abre un abanico de oportunidades para trabajar de forma efectiva la interacción de los participantes desde antes su realización. Esto nos da oportunidad de visualizar qué temas podemos trabajar desde antes y que se pueden profundizar durante el evento, entendiendo expectativas, apoyándonos de los asistentes en la construcción de la agenda y haciendo que el involucramiento de los participantes vaya más allá. De esta manera, se logra que el grupo se pueda convertir en una comunidad activa, y esto es también, parte del evento en su planeación, diseño, promoción y en muchas otras vertientes, haciendo con que el evento llegue a dimensiones jamás imaginadas.